Bellaria Beach Camp

Datenschutzerklärung

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir beim Bellaria Beach Camp verarbeiten, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben (Art. 13 und 14 DSGVO). Die Datenschutzerklärung gilt für diese Website, die Online-Anmeldung, „Meine Buchung“, den Camp-Pass und die Abläufe vor Ort.

1. Verantwortlicher

Beachvolleyball-Freunde Isarstrand e.V.
Georg-Horn-Weg 4a, 95463 Bindlach
vertreten durch den Vorstand Milan Dörnhöfer
Telefon: 0176 29794535
E-Mail: info@bellariabeachcamp.de

Datenschutzanfragen richten Sie bitte formlos an diese E-Mail-Adresse. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Hosting, Server-Logfiles und Sicherheit

Website, Anmeldesystem und Datenbank liegen bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, auf Servern in Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Bei jedem Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer-URL sowie Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht bzw. anonymisiert.

Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. automatisierte Massenanfragen an Anmeldung, Eintragungsformular, Gutschein- oder Aufsichtsprüfung) speichern wir einen Hashwert Ihrer IP-Adresse zusammen mit einem Zähler für höchstens 10 Minuten. Für den Login-Bereich des Camp-Teams protokolliert ein Schutz-Plugin fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit IP-Adresse, um Passwort-Angriffe abzuwehren. Diese Protokolle bleiben auf unserem Server und werden nach Ablauf der Sperre bzw. regelmäßig gelöscht. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Website ist durchgehend per TLS („https“) verschlüsselt. Interne Bereiche sind nur mit persönlichem Login erreichbar; Administrations- und Finanzkonten sind zusätzlich mit Zwei-Faktor-Anmeldung gesichert.

3. Cookies, lokale Speicherung und externe Inhalte

Beim Besuch der öffentlichen Seiten setzen wir keine Cookies und nutzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Schriften, Bilder und Skripte werden von unserem eigenen Server geladen. Auf Instagram verweisen wir nur mit einem einfachen Link; Daten fließen erst, wenn Sie ihn anklicken.

Technisch notwendige Speicherungen auf Ihrem Gerät (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) nutzen wir nur in diesen Fällen:

4. Camp-Infos (Interessenten-Liste)

Wenn Sie sich auf der Startseite für Camp-Infos eintragen, speichern wir Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sowie die Zeitpunkte von Eintragung, Bestätigung und ggf. Abmeldung. Sie erhalten zunächst eine Bestätigungs-Mail (Double-Opt-in); erst nach Klick auf den Bestätigungslink informieren wir Sie über die Anmeldung und das Camp. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

Frühere Camp-Teilnehmer bzw. die damals bestellenden Personen informieren wir per E-Mail über kommende Camps (auf Grundlage der Einwilligung, die sie bei ihrer damaligen Anmeldung erteilt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen — ein Klick auf den Abmeldelink in der Mail oder eine formlose E-Mail genügt.

Jede dieser Mails enthält einen Abmeldelink. Nach einer Abmeldung behalten wir nur die E-Mail-Adresse mit Sperrvermerk, damit Sie nicht erneut angeschrieben werden.

5. Warteliste

Ist das Camp ausgebucht, können Sie sich auf die Warteliste setzen. Wir speichern Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Ihren Buchungswunsch. Wird ein Platz frei, laden wir Sie per E-Mail mit einer Frist zur Anmeldung ein; melden Sie sich an, wird der Eintrag als erledigt markiert. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Camp-Anmeldung und Durchführung des Camps

Für die Anmeldung und die Durchführung des Camps verarbeiten wir:

Wofür wir die Angaben brauchen: Geburtsdatum und Geschlecht für die Altersgrenzen, die Aufsichtspflicht und die Geschlechtertrennung Minderjähriger in den Zimmern; Reisedaten, Zimmer und Verpflegung für die Preisberechnung und die Hotelbelegung; Spielklasse für die Trainingsgruppen; Shirtgröße für das Teilnehmer-Shirt. Die Preise berechnet das System automatisch nach festen Regeln; jede Anmeldung wird von uns geprüft und manuell freigegeben. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die mit * markierten Angaben sind dafür erforderlich; ohne sie ist keine Anmeldung möglich. Melden Sie andere Personen an, geben Sie bitte diese Datenschutzerklärung an sie weiter.

Anmerkungsfeld: Bitte tragen Sie dort nur ein, was wir für die Organisation wissen müssen. Teilen Sie uns freiwillig Gesundheitsangaben mit (z. B. Allergien oder Unverträglichkeiten), verarbeiten wir diese ausschließlich, um die Betreuung und Verpflegung vor Ort darauf abzustimmen, und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), auf die das Formular direkt am Feld hinweist; Sie können sie jederzeit per E-Mail widerrufen.

Bellaria-Nummer und frühere Teilnahmen: Jede Person erhält eine campübergreifende Bellaria-Nummer. Melden Sie sich in einem späteren Jahr wieder an, ordnen wir die Anmeldung dieser Nummer zu. Zusätzlich gleichen wir Namen intern mit unseren Teilnehmerlisten früherer Camps (Vor- und Nachname, Jahr) ab, um wiederkehrende Teilnehmer zu erkennen. Dieser Abgleich dient nur als interner Hinweis für das Orga-Team (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Interne Nachvollziehbarkeit: Änderungen an Buchungen, Zahlungen, Zimmern und Check-in protokollieren wir mit Zeitpunkt und handelnder Person, und jede vom System versandte E-Mail wird als Kopie im Buchungssystem abgelegt. Das Orga-Team kann interne Notizen zu einer Bestellung erfassen. Das dient der korrekten Abrechnung, der Klärung von Rückfragen und der Absicherung gegen Fehler (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

7. Minderjährige Teilnehmer und Aufsichtspersonen

Minderjährige können nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten angemeldet werden; das bestätigt die anmeldende Person im Formular. Für jeden minderjährigen Teilnehmer muss eine volljährige, ebenfalls angemeldete Aufsichtsperson benannt werden. Dafür verarbeiten wir die Zuordnung zwischen Minderjährigem und Aufsichtsperson (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; zugleich Erfüllung unserer Aufsichtspflicht).

Als Nachweis speichern wir zu jeder Anmeldung, welche Erklärungen (Teilnahmebedingungen, Datenschutzhinweise, Einverständnis der Erziehungsberechtigten) bestätigt wurden, mit Zeitpunkt und dem damals gültigen Stand der Texte (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

8. Befristete Vereinsmitgliedschaft

Laut Teilnahmebedingungen werden Teilnehmer mit der Anmeldung aus versicherungstechnischen Gründen Mitglied im Verein; die Mitgliedschaft endet automatisch am 31.12. des Campjahres. Für die Mitgliederverwaltung nutzen wir die Daten aus der Anmeldung (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten der bestellenden Person) auf Grundlage des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Vereinssatzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Meldung an einen Sportverband findet nicht statt. Kommt es zu einem Schadensfall, geben wir die dafür nötigen Angaben an unsere Vereinshaftpflichtversicherung weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

9. Zahlungsabwicklung

Überweisung: Zahlungen gehen auf das Vereinskonto. Zur Zuordnung gleichen wir Kontoauszüge mit den offenen Buchungen ab (Name des Auftraggebers, Betrag, Datum, Verwendungszweck). Im Buchungssystem speichern wir dabei nur den Zahlungseingang (Betrag, Datum, Art) und eine Prüfsumme gegen Doppelbuchungen, keine Kontonummern. Bleibt eine Zahlung aus, erinnern wir per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Buchhaltung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Vereinssammelrechnung: Rechnet ein Verein die Teilnahme seiner Mitglieder gesammelt ab, erhält dieser Verein eine Rechnung mit Bestellnummern, Namen der Teilnehmer und den jeweiligen Beträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. E-Mail-Versand und Postfach

Unser Postfach und der Versand aller E-Mails laufen über Microsoft 365 / Exchange Online der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Website übergibt E-Mails über eine gesicherte Schnittstelle an Microsoft. Microsoft ist unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, Datenschutznachtrag zu den Microsoft-Verträgen). Ein Zugriff durch Microsoft Corporation in den USA ist nicht ausgeschlossen; Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten EU-Standardvertragsklauseln.

Wir versenden: Eingangs- und Buchungsbestätigungen mit Camp-Pass (PDF) und Kalenderdatei, Zahlungsinformationen und -erinnerungen, Informationen zu Änderungen und Stornierungen, Mitteilungen an Aufsichtspersonen, Wartelisten-Einladungen, organisatorische Rundmails an Teilnehmergruppen (z. B. je Zimmergruppe oder an Buchungen mit Minderjährigen) sowie die Camp-Infos aus Abschnitt 4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Camp-Infos lit. a bzw. f.

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Bezug zu einer Buchung, sonst lit. f).

11. „Meine Buchung“ (persönlicher Link)

Mit der Bestätigung erhalten Sie einen persönlichen Link zu „Meine Buchung“. Er enthält eine zufällige, nicht erratbare Kennung und keine Klardaten. Wer den Link kennt, sieht die Buchung (Teilnehmernamen, Zeiträume, Leistungen, Beträge, Zahlungsstatus) und kann bis zur Zimmer-Endabrechnung Änderungen vornehmen, eine Aufsichtsperson nachtragen oder Änderungen und Stornierungen anfragen. Geben Sie den Link deshalb nicht weiter. Die über „Meine Buchung“ ausgelösten Änderungen und Anfragen speichern wir zur Buchung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

12. Camp-Pass, QR-Code und Wallet

Jeder Teilnehmer erhält einen Camp-Pass als PDF mit QR-Code für Check-in und Merch-Stand. Der QR-Code enthält ausschließlich eine zufällige Kennung, keine Namen oder sonstigen Angaben; er wird auf unserem Server erzeugt, ohne externen Dienst. Die Bestätigungs-PDFs (mit Namen, Anschrift der bestellenden Person, Leistungen und Preisen) legen wir in einem geschützten, nicht öffentlich abrufbaren Ordner auf unserem Server ab.

Freiwillig können Sie den Camp-Pass in eine digitale Brieftasche übernehmen. Der Pass enthält dann Name, Buchungsnummer, Aufenthaltszeitraum, Hotel, Zimmergruppen-Code und die QR-Kennung.

Rechtsgrundlage für die Wallet-Übernahme ist Ihre Einwilligung durch das aktive Hinzufügen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Pass jederzeit aus Ihrer Wallet löschen; der Camp-Pass als PDF funktioniert unabhängig davon.

13. Check-in und Team-App vor Ort

Vor Ort arbeitet unser Camp-Team (Campleitung, Orga-Team, Trainer und Helfer) mit einer Web-App. Jede Person hat einen persönlichen Login und sieht nur die Daten, die ihre Aufgabe erfordert:

Zum Scannen des QR-Codes nutzt die App die Kamera des Team-Geräts. Das Kamerabild wird nur im Browser dieses Geräts ausgewertet; Bilder werden weder gespeichert noch übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Camps) sowie lit. f (geordneter, sicherer Ablauf vor Ort, Aufsichtspflicht).

14. Weitergabe an das Hotel und weitere Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für die Durchführung des Camps nötig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nur in den Abschnitten 10 und 12 sowie bei PayPal statt. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

15. Fotos und Videos

Während des Camps fotografieren und filmen wir Training, Turniere und das Campleben. Wir zeigen die Aufnahmen in der Bildergalerie dieser Website und auf unserem Instagram-Kanal. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Berichterstattung über das Camp und an der Darstellung unseres Vereinsangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir veröffentlichen keine Bilder, die Personen bloßstellen, und nennen in Veröffentlichungen keine Namen Minderjähriger ohne Zustimmung.

Auf Instagram veröffentlichte Bilder werden von der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, verarbeitet und sind weltweit abrufbar; eine Verarbeitung in den USA ist möglich.

Wenn Sie (oder Ihr Kind) nicht fotografiert oder veröffentlicht werden möchten, sagen Sie es uns vor oder während des Camps oder schreiben Sie an info@bellariabeachcamp.de. Bereits veröffentlichte Bilder entfernen wir aus unseren eigenen Kanälen.

16. Speicherdauer und Löschung

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Eine formlose E-Mail an info@bellariabeachcamp.de genügt. Für minderjährige Teilnehmer können die Erziehungsberechtigten diese Rechte geltend machen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — insbesondere Fotos und Videos, den Abgleich mit früheren Teilnahmen und die Nutzung von Server-Logfiles —, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für Camp-Infos können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

18. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Abläufe, die Website oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 20.10.2026